Piano straordinario di digitalizzazione

InnovazionePerArea

Con la Conferenza stampa di martedì 25 maggio i Ministri della Giustizia e della Funzione Pubblica hanno descritto il primo obiettivo del piano straordinario di digitalizzazione con la partenza delle notifiche penali in 40 uffici giudiziari.

Vi sono francamente alcuni elementi di metodo francamente sgradevoli, con l’ennesimo annuncio prima di qualsiasi realizzazione e la rivendicazione a sé di ogni merito, (“il piano avviene sotto la guida dei Ministri”), quando giustamente non più tardi di una settimana fa proprio a Sorrento il Capo Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria del Ministero della Giustizia, Luigi Birritteri, aveva affermato che gli obiettivi ed i risultati sono di tutti e non di una parte.

Così ancora una volta manca qualsiasi coinvolgimento del C.S.M. e qualsiasi trasparenza sui criteri di scelta degli uffici giudiziari destinatari degli interventi.

Ma queste sgradevolezze non devono farci mutare linea ed atteggiamento: abbiamo detto che il piano di digitalizzazione era una grande occasione per gli uffici giudiziari ed il nostro atteggiamento deve essere di partecipazione e attenzione.

Proprio questo atteggiamento porta InnovazionePerArea a segnalare alcuni problemi, criticità ed elementi da chiarire:

1. Il sistema pensato per le notifiche penali tramite Posta Elettronica Certificata è molto semplice e limitato: si tratta della scannerizzazione dell’avviso o del provvedimento del P.M. o del giudice e del suo invio alla casella del difensore o alla casella degli ufficilai giudiziari. L’essere limitato è nel contempo un elemento di forza, perché si tratta di un segmento del tutto autonomo che si inserisce nel procedimento, e di un elemento di debolezza perché allo stato aiuta ben poco verso una gestione telematica del procedimento. E' però assurdo che non sia prevista la possibilità che l'atto sia prodotto direttamente in formato digitale e si eviti in tal modo la scannerizzazione.

2. Con il nuovo sistema le operazioni di cancelleria si riducono da sei (copia dell’atto, lettera di trasmissione, invio, ritorno, ricerca del fascicolo, inserimento dell’atto) a cinque (scannerizzazione, messaggio, registrazione, firma digitale, attestazione), con un enorme risparmio di attività della cancelleria specie per la ricerca del fascicolo e per l’inserimento dell’atto, oltre di tempo complessivo dato che la ricezione è immediata.

3. Ci sembra che manchi e che non sia prevista alcuna analisi di organizzazione. L’idea che mi sembra permei il piano è che basta fornire un po’ di hardware e di macchine per superare ogni problema. Idea semplificatoria e sbagliata. Il problema che si pone è se diffondere quest'attività su tutte le cancellerie (che vuol dire davvero decine in grandi uffici) come avviene oggi o procedere ad una forte centralizzazione con pochi uffici dedicati sia per realizzare economie di scala, sia per far sì che in caso di ricezione di atti l’arrivo degli stessi sia centralizzato e si eviti ogni dispersione. Un approfondimento del lato organizzativo è assolutamente necessario per aiutare gli uffici nelle diverse opzioni. Chi può farlo: gli stessi Ministeri, il C.S.M., i referenti informatici?

3bis La mancanza di scelte organizzative comuni comporterà che ogni ufficio giudiziario deciderà per conto proprio se realizzare l’Ufficio del Processo Telematico per coordinare il flusso organizzativo, regolato da disposizioni organizzative eterogenee e dalle “norme tecniche” , ed il flusso processuale, espressione della funzione giurisdizionale programmabile e regolabile solo per legge. Inoltre la maggior parte degli uffici non coglierà l’occasione per riorganizzare le cancellerie separando front e back office. Back office: destinato a assistere il lavoro quotidiano del magistrato sia giuridico che informatico; da implementare perché, anche nel settore giustizia, la risorsa più limitata e preziosa sono le Persone ed il loro Tempo. Front office:adibito ai rapporti con pubblico ed avvocati, volto a soddisfare le richieste con servizi dedicati, tempestivi, automatizzati e telematizzati, anche mediante U.R.P. e siti internet;

4. Un protocollo unificante, il quale registri tutti i messaggi, li memorizzi, li organizzi e li smisti, appare inoltre assolutamente necessario. Dovrebbe essere già previsto, e difatti nelle slides ministeriali si parla di registro notifiche e di fasciolo informatico. Protocollo vuol dire possibilità di ordinare i messaggi, di raggrupparli per procedimento, di conservarli in via autonoma. Manca invece e mi pare francamente una lacuna da colmare al più presto, qualsiasi aggancio ai registri di cancelleria.

5. Occorre assicurare un back up dei messaggi. Questo non solo assicura la conservazione dei messaggi e del loro invio (anche di fronte ad eventuali contestazioni), ma evita al cancelliere o assistente di dover stampare copia dell’invio per limitarsi (come già avviene nel Processo Civile Telematico) la semplice attestazione con un apposito timbretto controfirmato da apporre sull’atto. Ciò porta a risparmiare un’ operazione di cancelleria con risparmio di centinaia di ore di lavoro e ci fa fare un piccolo passo verso l’eliminazione della carta.

6. Occorre risolvere la querelle se l’assistente possa o meno attestare l’invio dell’atto. Vi è un contrasto contrattuale al riguardo su cui il Ministero deve dare chiarezza. Trattandosi di atto a mera valenza interna non credo che consentire tale attestazione all’assistente sia una forzatura.

7. Vi è un’enorme debolezza quanto all’indirizzario degli avvocati. E’ vero che una disposizione di legge obbliga gli avvocati, come tutti i liberi professionisti a dotarsi di una casella di PEC, ma è altrettanto vero che allo stato manca la sanzione. Avere un’anagrafica degli avvocati (ma anche dei liberi professionisti) è centrale ( è uno dei problemi più grossi che si è dovuto affrontare nel civile) e deve avvenire con una possibilità di ricerca automatica, evitando di dover ogni volta effettuare ricerche estenuanti. In questo senso è previsto il Registro generale degli indirizzi elettronici a cura del Ministero della Giustizia. A che punto siamo?

8. E' assolutamente necessaria una forte formazione iniziale e occorre garantire un’assistenza inizialmente sul posto e poi anche da remoto, ma con risposte immediate. Si tratta di un primo passo verso il telematico di uffici che sinora ne sono stati totalmente esclusi. Non si può pensare di dare tre macchine e di andarsene via. Il rischio è il non utilizzo o quanto meno il non utilizzo ottimale.

9. Tutte le notifiche potranno essere inviate tramite P.E.C. o direttamente agli avvocati o alla casella degli ufficiali giudiziari che provvederanno alla notifica per restituire, sempre tramite P.E.C., la relata di notifica. Il problema che si pone assai rilevante è cosa avviene se l’avvocato si nega, non fornisce una casella di PEC, ne fornisce una non funzionante. Attualmente non vi è alcun rimedio. Il passaggio necessario, previsto dall’art. 51 L. n.133/2008 è quello del Decreto Ministeriale richiesto da Ufficio giudiziario ed Ordine degli Avvocati che rende obbligatoria la notifica telematica e che in caso di non disponibilità da parte dell’avvocato degli strumenti telematici (in questo caso di una PEC valida) procede al deposito dell’atto in cancelleria. E’ il passaggio che si è già fatto in molte sedi nel civile e che la L. 22 febbraio 2010 n.24 estende al penale. Passaggio che va gestito insieme agli avvocati e facendo sì che a breve anche loro possano utilizzare in invio lo stesso strumento, dato che il passaggio al telematico sarà vincente solo se saremo capaci di garantire che ci sia un miglioramento della comodità e della qualità del lavoro per tutti.